FECHA: 23 de Enero de 2007
A: Dr. José Cordero, Decano EGSP
DE: Agnelli Sybel, Representante al Consejo General RCM de la EGSP
Raúl Morris, Presidente Consejo Estudiantes EGSP
ASUNTO: “Proyecto Lockers”
En nuestra última reunión formal, en Octubre, 2006 usted expreso su apoyo al “Proyecto Lockers” presentado por el Consejo de Estudiantes y nos refirió a su asistente Lizza Colón y la Administradora de la Escuela, la Sra. Myrna Cruz para trabajar con los detalles y coordinación del proyecto.
Una de las preocupaciones mayores era si se podían colocar los “lockers” dentro de los pasillos de la escuela sin que se convirtieran en un peligro para los estudiantes y cumplir con todas las regulaciones y reglamentos aplicables. Después de mucho esfuerzo y llamadas de seguimiento podemos informarle que:
1. El Departamento de Bomberos realizo una inspección de las localidades en donde queremos colocar los “lockers”, el pasado viernes, 19 de enero y aprobó nuestra solicitud sin reparos.
2. Tenemos la aprobación de la Sra. Nancy Ildefonso, Directora de la Oficina de Salud Ocupacional del RCM para la colocación de los “lockers”.
3. Tenemos la aprobación del Sr. Figueroa, Director de la Oficina de Seguridad del RCM para la colocación de los “lockers”.
Entendemos la reserva de la Administración a proceder con la orden de compra de los “lockers” sin tener la completa seguridad de que su colocación cumpliera con los requisitos del Departamento de Bomberos. Al ahora tener dicha aprobación tenemos la esperanza de que la compra se realice prontamente, para poder anunciar el “Proyecto Lockers” a los estudiantes y ver su instalación durante este año académico.
A continuación ofrecemos un resumen de los detalles principales del “Proyecto Lockers”:
- Concepto
El Consejo de Estudiantes de la EGSP presenta la propuesta de comprar 99 “lockers” para mejorar las facilidades disponibles a los estudiantes de la EGSP mientras realizan sus estudios en el Recinto de Ciencias Médicas. Este beneficio ha estado disponible para los estudiantes de las Escuelas de Medicina y Odontología por años, pero no para los estudiantes de Salud Pública. Reconociendo las limitaciones que presenta el presupuesto actual de la EGSP para enfrentar el costo del proyecto, nos dimos la tarea de presentar una alternativa innovadora y práctica.
El costo del “Proyecto Lockers” estimado en $7321.48 seria pagado por el Consejo de Estudiantes, pero financiado a través de la Oficina del Decano de la Escuela de Salud Publica por un periodo no mayor a cinco trimestres. Se firmaría un acuerdo/contrato entre el Decano y los Oficiales del Consejo de Estudiantes estipulando los mecanismos de repago. Los Oficiales del Consejo que firman este memorando recibieron autorización del Consejo en pleno para entrar en este acuerdo en la reunión del 11 de octubre de 2006.
El Consejo alquilara los “lockers” a los estudiantes por un pago de $20 por trimestre ($60 por año). Mientras exista una deuda por pagar a la EGSP, los ingresos obtenidos por el Consejo en cada trimestre por el alquiler de “lockers” se dividirán 75%/25% entre la EGSP y el Consejo de Estudiantes.
Ingreso estimado por trimestre: 99 “lockers” x $20 = $1,980
Ingreso estimado por alquiler en 5 trimestres: $1,980 x 5 = $9,900
División 75/25 de $9,900: EGSP - $7,425 Consejo - $2,475
Al Consejo de Estudiantes cumplir con el pago total de la cantidad financiada por la EGSP para el “Proyecto Lockers”, podrá entonces el Consejo decidir si:
a. reduce el costo de alquiler por trimestre a los estudiantes y reducir los ingresos generados por el “Proyecto Lockers”,
b. expande el “Proyecto Lockers” con los ingresos generados, o
c. mantiene los ingresos generados anualmente (99 x $60 =$5,940) para realizar otras actividades y servicios en beneficio del estudiantado.
El legado que el Consejo de Estudiantes del año 2006-2007 quiere dejar para un futuro es que los ingresos generados por el “Proyecto Lockers” sean usados y/o invertidos para el bienestar de los estudiantes, según las prioridades de los estudiantes, a través de sus representantes en el Consejo de Estudiantes de la Escuela Graduada de Salud Pública.
- Tipo de “locker” y su localización
Los “lockers” seleccionados son de la compañía Penco, estilo Guardian, modelo 645G, con las dimensiones de 15” ancho x 15” profundidad x 20” alto, en torres (tiers) de tres “lockers” cada una, que son ordenadas en unidades (sets) de 9 “lockers” (3-tier, 3-wide), por lo tanto tendríamos 11 sets de 9 “lockers” c/u para colocar en tres áreas designadas por colores diferentes.
Área #1 – Color Amarillo (Sagebrush Yellow #710) Frente a Salones 13 y 14
3 sets à 27 “lockers”
Área #2 – Color Anaranjado (Mandarin Orange # 720)
Entre las dos puertas del Centro de Informática A-473, frente al baño de hombres
5 sets à 45 “lockers”
Área #3 – Color Turquesa (Turquoise Teal #952)
Frente al Departamento de Nutrición entre los salones A-405 y A-410
3 sets à 27 “lockers”
- Cotizaciones
Se consiguieron cotizaciones de siete compañías para cuatro productos diferentes, en Puerto Rico y los Estados Unidos. Nos orientamos con el Director de la Oficina de Compras del RCM.
Nuestra recomendación es hacer la orden de compra de la compañía ClassroomFurniture.com (1-800-327-3380) a base de la cotización #238590 del 21 de Septiembre de 2006 por $6,982.95 + $338.53 (aumento del 7% en el costo de acero efectivo a Octubre 7, 2006) = $7,321.48.
Esto incluye un descuento de 3% por prepago al momento de hacer la orden. El costo de los “lockers” desarmados es entre 20% - 40% menor que si se compran armados.
La orden de compra incluye 115 candados de combinación y las bases del frente y los lados de los “lockers” para que estos tengan una apariencia terminada y elegante. La persona contacto en la compañía fue David Hennessee.
Es importante destacar que el tamaño de los lockers de 15 pulgadas de profundidad es critico para poder cumplir con los requisitos del Departamento de Bomberos en mantener seis pies libres en los pasillos.
- Aportación de la Administración EGSP al “Proyecto Lockers”
En adición al financiamiento de la compra, se solicita que:
- El trabajo de montaje e instalación de los “lockers” sea realizado por el personal de planta física del RCM y que el costo sea asumido por la EGSP. Se discutió el proyecto con el Sr. Edwin, Supervisor de Planta Física y el nos informó que sus empleados pueden realizar el trabajo si media un “job order” de la Escuela.
- Un empleado administrativo de la Escuela sea asignado para manejar el mecanismo de cobro y proveer continuidad al Proyecto Lockers” a través de los años según cambien las directivas del Consejo de Estudiantes. Este empleado será la persona designada para mantener el control de las llave maestra que prove acceso a todos los candados en los “lockers”.
- Mecanismo de Cobro
Por gestiones de la Sra. Myrna Cruz, ya sabemos que no es posible hacer el cobro junto al proceso de matricula. Por lo tanto sugerimos usar el mismo mecanismo que actualmente se utiliza para la tarjeta de acceso a los Centros de Informática, por la cual la EGSP cobra $5 a los estudiantes y es de carácter voluntario.
- Asuntos Pendientes
1. El Consejo se compromete a desarrollar y presentar para su aprobación un [1]Reglamento de Uso que formará parte del [2]Contrato que todo estudiante tendrá que firmar al momento de alquilar un “locker”.
2. Crear una cuenta dentro del sistema de finanzas del RCM para ésta ser asignada al “Proyecto Locker” y estipular como será el mecanismo de pago trimestral por parte del Consejo hacia la deuda financiada por la EGSP.
CC: Sra. Myrna Cruz Morales, Administradora EGSP
Lizza M. Colón Robles, Asistente Especial al Decano
2 comentarios:
Hola me gustaria saber si el proyecto fue a probado y que resultados tuvo ya que realizo un proyecto similar en mi universidad y me piden antecedentes que respalden la teoria
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